生成AIで業務効率化を実現！ツール選びから活用法まで徹底解説

忙しい日々の中で、繰り返しの作業に時間を取られ、本来の業務に集中できないと頭を悩ませている人も多いのではないでしょうか。生成AIを活用することで業務効率化の課題を解決できる可能性があります。

この記事では、生成AIを活用して業務の負担を軽減する方法やツール選び、具体的な導入方法を解説します。

1.生成AIで業務効率化は本当にできるのか？

生成AIは、人間が行う業務を効率化できます。実際、流通業や小売業などのある企業では、生成AIを活用してメール作成や議事録作成の日常業務の時間短縮に成功しています。教育や通信販売事業のある企業では、同様に生成AIによって教育サービスの質向上と業務効率化が両立できたという話もあります。

生成AIがこれまでの作業を代行することで、担当者はより高度な分析や戦略立案に集中できます。また、より少人数で業務にあたることも可能になり、人材不足の対策にもつながるでしょう。

具体的な効率化のメカニズム：AIによる自動化、分析、最適化

生成AIによる業務効率化は、具体的に自動化・分析・最適化の3つの側面があります。

効率化の側面	効果
自動化	・定型業務の負担軽減 ・生産性向上 ・ヒューマンエラーの削減
分析	・データに基づいた意思決定 ・新しいビジネスアイデアの創出
最適化	・コスト削減 ・業務効率改善

生成AIは、生成時に条件とサンプルを与えることで、条件を守った生成物を、サンプルに似た形式でアウトプットします。

例えば、条件として「既存の報告書をテンプレートとし、これから与える会議の文字起こしから報告書を作成して」、サンプルとして「既存の報告書」を与えると、既存の報告書の体裁を踏襲しながら新たな報告書を作成してくれます。条件として、「サンプルと同様の考え方で読者ニーズを紐解き、指定の◯◯というキーワードで検索したときに上位表示が期待されるタイトルとアウトラインを生成して」、サンプルとして「別の△△というキーワードにおける読者ニーズを捉えるときの思考プロセス」を与えると、◯◯のSEO記事のタイトルとアウトラインを、自分と同じような考え方で類推して出力します。この特徴を活かすことで、今まで人間が行っていた定型業務の一部を自動化できます。

また生成AIは、新たな生成物をアウトプットするために、事前に大量の情報を保持しています。この特徴を活かして、データを多角的に分析することが可能です。さらに分析結果に基づいて、業務プロセスやリソース配分の最適化につながるアイデアを出すこともできます。生成AIを使うと、例えば顧客の購買履歴やWebサイトのアクセスログを分析して、それをもとに配送ルートの最適化や在庫管理の効率化を実現する、といったことが効率よくできるようになります。

生成AIの可能性と限界：テキスト生成AIの進化による効率化

生成AIは、テキスト生成AIや画像生成AI、動画生成AIなどさまざまな種類があります。中でもテキスト生成AIは、多様な業務の効率化を実現できる生成AIです。

例えば、文脈を理解して全体のトーンやスタイルに合わせた文章の作成は、テキスト生成AIの得意領域です。企業やメディアにおいては、ブログ記事やSEO記事、インタビュー記事、PR記事といった定型的な記事やデータの分析結果をまとめたレポート、日々の議事録などをテキスト生成AIに任せることで、担当者はよりクリエイティブな業務に集中できます。テキスト生成AIは、他にもデータ分析、翻訳などの作業を素早く行うことが可能です。

一方で、生成AIには限界があります。例えば生成AIが生成した文章は一般的な内容にとどまり、平坦な表現に終わりがちです。読者に強い印象を与えたり、共感を呼び起こしたりするには、人間による最終的な編集や校正が欠かせません。

2.業種別！生成AIでできる業務効率化のケース

生成AIの力によって、業務効率化できることを説明しましたが具体的にはどのようなケースに適用できるのでしょうか。ここでは、生成AIでできる業務効率化のケースを業種別にまとめました。

業種	活用できる業務内容
全業種共通	・文書作成（メール・報告書・企画書など） ・翻訳 ・議事録作成 ・アイデア創出
マーケティング	・SEO対策 ・コンテンツ作成 ・広告コピー作成
営業	・メール作成 ・提案資料作成
開発	・コード生成 ・ドキュメント作成 ・バグ修正支援
人事	・求人票作成 ・面接評価支援 ・研修資料作成
事務	・データ入力 ・報告書作成
顧客サポート	・FAQ作成 ・問い合わせ対応

以下で詳しく説明します。

全業種共通：文書作成、翻訳、議事録作成、アイデア創出

生成AIを活用すると、下記のような全業種共通の業務の効率化を図ることができます。

• 文書作成
• 翻訳
• 議事録作成
• アイデア創出

文書作成業務においては、生成AIがメール・報告書・企画書などの作成を支援します。利用者は生成AIが生成した骨子に肉付けしたり、修正を加えたりすることで文書作成時間を大幅に短縮可能です。

議事録作成も、生成AIの得意分野です。会議の音声データをテキスト化し、要約を作成することで、議事録作成にかかる時間を大幅に削減できます。さらに、生成AIは議事録から重要な決定事項やToDoを自動的に抽出することも可能です。

生成AIは、膨大なデータから新たな組み合わせや可能性を提案することで、ブレインストーミングや新規アイデア創出などの創造的業務において効果を発揮します。

マーケティング業務の効率化：SEO対策、コンテンツ作成、広告コピー生成

マーケティングの領域では下記のような業務において、生成AIの活用が業務効率化に大きく貢献します。

• SEO対策
• コンテンツ作成
• 広告コピー生成

生成AIに、SEO記事作成に必要な見出しやディスクリプションの作成などを任せることで、担当者はより戦略的な業務に集中できます。SEO対策に特化した生成AIでは、大量のデータ分析を活用して効果的なキーワードを提案したり、SEO対策に最適化されたコンテンツを作成したりするなど、マーケティングにおいて重要な業務のサポートをしてくれます。

営業業務の効率化：メール作成、提案資料作成、顧客対応

営業の領域では、下記のような日常的なタスクの効率化が挙げられます。

• メール作成
• 提案資料作成

生成AIを活用すると、顧客の属性や過去のやり取りに基づいてパーソナライズされた商品案内メールやオファーメールを生成できます。

提案資料作成においても、生成AIは顧客のニーズや課題に合わせて最適な構成と内容を自動的に生成することで、効果を発揮します。例えば、顧客の業種や規模に応じて適切な事例を盛り込んだり、競合他社との比較情報を加えたりすることで、説得力のある提案資料を作成可能です。

顧客対応業務では、生成AIを活用したチャットボットを導入することで、よくある質問への対応を任せられます。顧客は24時間いつでも必要な情報にアクセスでき、顧客満足度の向上が期待できるでしょう。また、生成AIが顧客の問い合わせ内容を分析し、適切な担当者に割り振ることで、対応スピードも向上します。

開発業務の効率化：コード生成、ドキュメント作成、バグ修正支援

開発業務は複雑で時間がかかりますが、生成AIを活用することで効率化し、開発者の負担を軽減できます。具体的には、以下の業務に活用できます。

• コード生成
• ドキュメント作成
• バグ修正支援

生成AIは、大量のコードやドキュメントデータを学習することで、開発者が記述しようとするコードの予測や、ドキュメントの作成を支援します。特に大規模なプロジェクトやチームでの開発では、コードの可読性を高め、他の開発者が理解しやすくするためのドキュメント作成が有用です。

また、既存のコードを分析することで、バグの早期発見や修正案の提示が可能です。エラーメッセージやコンパイルエラーに対して、修正箇所をアドバイスします。

人事業務の効率化：求人票作成、面接評価支援、研修資料作成

人事業務は、採用活動から人材育成、評価まで多岐にわたる業務を含みます。下記のような業務を効率化することで、担当者の負担軽減と同時に、より戦略的な人事施策の実施が可能です。

• 求人票作成
• 面接評価支援
• 研修資料作成

例えば、求人票作成においては、職務内容に基づいて魅力的な求人票を生成したり、求職者にわかりやすい求人票を短い時間で作成します。

面接評価支援では、面接記録を分析し、評価基準に基づいた提案を行うことで、評価の客観性が向上します。研修資料作成では、既存資料の要約や最新情報の反映を通じて、研修内容の質を向上させるとともに、作成時間の短縮も実現できます。

事務業務の効率化：文書作成、データ入力、報告書作成

事務業務は多くの企業で定型業務が多く、生成AIによる効率化が期待できる領域です。定型業務は下記のような業務があります。

• データ入力
• 報告書作成

データ入力業務において、生成AIは大きな効果を発揮します。手作業でのデータ入力は時間と手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。生成AIを活用すれば、大量のデータを高速かつ正確に入力でき、業務効率を飛躍的に向上させることができます。手書き文字の認識も可能なAIが登場しており、活用の幅はますます広がっています。

報告書作成業務においても、生成AIを活用することで業務時間の短縮化が可能です。例えば、営業日報や週報、月報など、定期的に作成する必要がある報告書は、AIにフォーマットと必要なデータを入力するだけで短時間で生成し、業務効率化に貢献します。また、データ分析に基づいた洞察や考察をAIが生成してくれるため、報告書の質の向上にもつながります。

顧客サポート業務の効率化：FAQ作成、チャットボット対応

顧客サポート業務は顧客満足度を大きく左右する重要な業務です。しかし、人的リソースの不足や対応の遅延、多言語対応の難しさといった課題を抱える企業も多いでしょう。生成AIはこれらの課題解決に役立ちます。

• FAQ作成
• チャットボット対応

上記のような業務を効率化し、顧客満足度向上に貢献します。FAQ作成では、チャットボットに登録したQ&AからFAQページを生成できます。そのため、異なるプラットフォームからの問い合わせでも回答が統一されるというメリットがあります。

顧客からの問い合わせに24時間365日、対応したいと考えている場合はチャットボットの導入がおすすめです。チャットボットは顧客からの問い合わせに迅速かつ自動で対応し、顧客対応のサポートを行います。また、多言語に対応するチャットボットであれば、言語の壁を超えてより多くの顧客にスムーズなサポートを提供可能です。

3.業務効率化のための生成AI導入ステップ

生成AIをスムーズに導入し、業務効率化を実現するためのステップを解説します。準備、ツール選定、効果測定と改善の3つのステップを踏むことで、生成AI導入による効果を最大化できます。

• 導入前の準備：生成AI導入の目的の定義、体制準備
• ツール選定と導入：目的に合わせたツール選び
• 効果測定と改善：導入前後の効果測定と改善

導入前の準備

生成AIを導入して効果を得るには、生成AIを導入する目的を明確化し、社内全体で共有することが重要です。「生成AIを導入すること」が目的ではなく、「生成AIによって何をどう改善したいのか」を具体的に定義しましょう。例えば、「顧客対応時間を20％短縮する」「営業成約率を10％向上させる」など、数値目標を設定することで、導入効果を測定しやすくなります。

次に、生成AI導入を推進するための体制を整備しましょう。プロジェクトチームを結成し、責任者や担当者を明確にすることで、円滑な導入が進みます。また、AIツールに関する社内研修を実施すれば、担当者だけでなく、関連部署の理解と協力も得られるでしょう。

ツール選定と導入

生成AIツールは数多く存在し、それぞれ得意な機能や価格設定が異なります。自社の業務内容や予算、そして解決したい課題に最適なツールを選ぶことが、業務効率化成功の鍵となります。ツール選定の際には、以下の5つのポイントを参考に比較検討を行いましょう。

ポイント	内容
目的にツールの特性を合わせる	準備段階で定義した目的とツールの特性を合わせる。例）目的がSEO対策の記事量産であればSEOライティングを得意とする生成AIツールを選ぶ
機能の比較	ツールによって異なる機能や生成コンテンツの精度を、無料トライアルなどで検証し、求めるレベルのアウトプットが得られるか確認する
使いやすさ	操作方法の複雑さや日本語対応の有無、サポート体制などを確認し、導入後の運用面も考慮する
価格	料金体系（月額課金制、従量課金制など）や無料プランの有無、利用人数、生成コンテンツ数などを確認し、費用対効果を検討する
セキュリティ	機密情報の入力時に必要なセキュリティ対策やデータ保護規定の有無、セキュリティ認証の取得状況などを確認し、信頼できるツールを選ぶ

これらのポイントの中で優先すべき事項を決定し、優先順位に応じてツールを選定しましょう。

例として、全業種共通で活用できる生成AIツールをいくつか紹介します。

ツール名	機能	価格
Xaris	・AIの質問に答えるだけで原稿作成ができる ・SEO記事やインタビュー記事などのビジネス文章だけでなく、小説やエッセイ、論文などさまざまなジャンルの文章作成に対応	無料あり ・STARTER：1,980円 ・ADVANCE：5,980円 ・PRO：19,800円 ・BUSINSS：要問い合わせ
ChatGPT	・自然な対話と高度な応答 ・記事作成も可能 ・DALL・E3による画像作成ができる	無料あり ・Plus：20ドル/月 ・Team：25ドル/1ユーザー/月（年払い） ・Team：30ドル/1ユーザー/月（月払い） ・Enterprise：要問い合わせ
Gemini	・リアルタイムの情報提供 ・Google検索と連動した回答 ・写真について質問が可能（翻訳など） ・文章作成、校正ができる	無料あり ・Gemini Advanced：2,900円/月 ・Gemini Business：2,260円/月 ・Gemini Enterprise：3,400円/月 ※年払いの場合

これらのツールは、文書作成や翻訳、議事録作成など、全業種共通の業務に活用できます。全て無料トライアルが設けられているので、実際に使用してみて求めるレベルのアウトプットが得られるか確認しておきましょう。

効果測定と改善

生成AIツール導入の効果を最大化するには、継続的な効果測定と改善が不可欠です。そのためには、まず適切な効果指標を設定する必要があります。

導入前の準備で設定していた数値目標を、生成AIツール導入前と後で比較することで、効果を定量的に評価できます。

例えば、開発領域で生成AIツールを導入した場合、コードの作成時間やバグの発生率などで効果を評価します。文書作成に生成AIツールを導入した場合は、原稿の作成時間や修正回数などで評価可能です。

さらに、生成AIの精度向上を実現させるために生成AIツールが出力したコンテンツに対するフィードバックの収集も重要です。例えば、生成された文章の自然さや正確性、分かりやすさを評価し、改善点を明確にします。

ここまででも十分に生成AIの精度向上は実現できますが、より自社に即した活用を目指したい場合は、追加でデータを学習させるファインチューニングを実施しましょう。

例えば社内規定を生成AIに学習させて、社内の問い合わせ対応を生成AIに任せることが可能です。なお、ファインチューニングを実施するには、AIの知識やプログラミングスキルなどの専門的知識が必要になってきます。

このようにフィードバックや効果測定を基にして、生成AIの最適化を進めます。出力精度を継続的に向上させ、業務効率化を実現しましょう。

4.生成AIを活用して業務効率化を推進しよう

生成AIツールはさまざまな業務の効率化に活用できるツールです。特にテキスト生成AIツールは全業種共通のタスクのサポートを行い、生産性向上に大きく貢献します。

テキスト生成AIツールとしておすすめなのがXarisです。Xarisは、プロのためのSEO対策記事作成、音声入力によるインタビュー記事の作成など、多様な機能を備えています。さらに、ヒアリングモードの活用で建設的にコンテンツを作成できます。まずは無料トライアルを試してみてください。積極的に生成AIを導入することで、更なる業務効率化を実現しましょう。